Las reuniones siempre han sido parte importante de la dinámica laboral, ya que con ellas podemos realizar procesos creativos, definir labores, analizar procesos, tomar decisiones y muchas otras actividades muy importantes para la correcta operación de las empresas.

Y en el contexto que vivimos desde la pandemia, tener reuniones a través de plataformas digitales se ha convertido en una necesidad mayor, pues se convirtieron en la mejor forma de mantener la comunicación entre los equipos de trabajo a pesar de la distancia física.

Sin embargo, en muchas ocasiones estas reuniones se han convertido en largos ratos de tiempo que podría aprovecharse en otras actividades, e incluso se ha abusado de ellas. Esto ha generado estrés, ansiedad y otros padecimientos entre los empleados, lo que ha desencadenado en síndromes como la Fatiga de Zoom.

Sin embargo, es posible evitar que tus reuniones pasen de ser algo productivo a algo interminable. Para lograrlo, te compartimos los siguientes tips:

Valora si realmente es necesario hacer la reunión. Este es el primer punto que debes considerar antes de convocar a tus compañeros o colaboradores a reunirse, ya sea de forma presencial o a través de algún canal digital. Define si los temas que tienes en mente pueden tocarse solamente en una junta o puede hacerse a través de correos electrónicos.

Define los temas que deseas abordar. Para que la reunión fluya de forma ágil y resulte productiva, es necesario tener claridad respecto a los temas que se desea tratar con el equipo de trabajo. Si no tienes esto definido, puedes empezar a divagar y olvidar los puntos importantes que necesitan ser hablados, lo que llevaría a tener que realizar una nueva reunión.

Respeta los tiempos estipulados. Es muy común que las reuniones excedan el tiempo que se tenía establecido para ella, aunque está comprobado que las personas suelen mantener la concentración entre 30 y máximo 60 minutos. El ideal es que tus reuniones no excedan ese tiempo para que así no resulten aburridas e improductivas.

Convoca sólo a las personas que realmente necesitan estar. Si tienes claridad en los temas que se van a tocar en la junta, podrás saber cuáles integrantes del equipo deben participar en ella. No tiene sentido convocar a todo el equipo si no tienen injerencia en las acciones, planes o problemas que se van a exponer en la reunión, y ésta para ellos representará sólo tiempo perdido.

Dirige la reunión, pero deja que la creatividad fluya. Como líder del equipo es necesario que tomes las riendas de la junta para que se aborden todos los puntos importantes y se obtengan soluciones o propuestas. Pero también, debes de tener la apertura para dejar participar a los demás, dejando que su creatividad e iniciativa fluya para que puedan generar nuevas ideas.

Recuerda que tener una buena comunicación no significa pasar largos tiempos en reuniones, sino en que éstas sean efectivas y productivas. Toma nota de todo lo que se habla en la junta, pon en marcha las ideas y comparte con tu equipo los resultados para darles retroalimentación y juntos definir nuevas acciones.

Fuentes:

https://www.crehana.com/mx/blog/negocios/reuniones-efectivas-de-trabajo/

https://www.up-spain.com/blog/6-consejos-para-hacer-reuniones-efectivas/

https://ibercenter.com/como-organizar-reuniones-trabajo/

https://negociosyempresa.com/reuniones-de-trabajo-efectivas-10-pautas/